映像制作の専門会社を利用して株主総会の動画を残してみてはどうでしょうか？議事録として文字などで株主総会の記録を残している企業は多いと思いますが、映像ならその場の雰囲気なども残りますし、会場内の細かい雰囲気なども残す事が出来ます。ですので、今まで文字で株主総会の様子を記録していたという企業は次回以降動画として残す事をおすすめします。
その際には、自分達で作業するのではなく必ず映像制作の専門業者を利用するようにして下さい。専門業者は既に同様の作業を何度もしてきていますので、自社で全てを行うよりも質の高い動画が残せます。映像のアングルや音声など、経験の無い、または少ない素人では難しい事も多いですが、専門業者であればそんな事はありません。その為、動画を撮ったもののアングルが悪くて肝心の場所が見えない、声が聞こえないなどの心配はありません。
業者への依頼になりますので経費は必要になりますが、それだけの価値はありますので今後の為に検討してみて下さい。